تاثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان
سازمان ها در دنياي پرتلاطم و رقابت پذير كنوني درصدد ايجاد شيوه هاي جديدي براي به حداكثر رساندن كارايي و اثربخشي هستند و براي رقابت در سطح جهاني چاره اي جز تغيير در تكنولوژي خود ندارند. ارابه تغيير با سرعت ديوانه واري درحال حركت است و اگر سازمان به صورت دائم درحال پيشرفت نباشد يا نتواند از تكنولوژي هاي پيشرفته استفاده كند و در برابر تغييرات عوامل محيطي واكنش مناسب نشان ندهد پس از اندك زماني دفتر زندگيش بسته خواهد شد. عليرغم گسترش روز افزون فناوري اطلاعات و ارتباطات و اينترنت که باعث دگرگوني نحوه انجام فعاليت ها و خدمات در سايه افزايش دقت و سرعت و شفافيت و کاهش هزينه و زمان در دنياي کنوني گرديده است و بخصوص عليرغم رواج مباحث مربوط به دولت الکترونيک و تجارت الکترونيک در ايران، به دلايل مختلفي از جمله فراهم نبودن زيرساختهاي مناسب، هنوز در ايران شرکت‌ها به ويژه سازمان‌هاي بزرگ که قدرت و امکان مانور سرمايه اي بيشتري دارند، و همچنين ارگانهاي دولتي، موفق به راه اندازي سيستم هاي تدارک الکترونيکي کارا براي تامين نيازهاي خود نشده‌اند و اين درحالي است که نياز به داشتن چنين سيستم هايي از سال ها قبل به موازات رشد شناخت از توانايي هاي نهفته در دولت الکترونيک، در سطح دنيا، مطرح شده است. در تغيير گسترده دنياي اطلاعات، بايد ذهنيات خويش، روش بررسي مسايل، نحوه تركيب اطلاعات و شيوه پيش بيني عواقب كارها را متحول سازيم. در چنين شرايطي بايد نقش دانش را در زندگي خود تغيير دهيم و حتي شايد تركيب شيميايي مغزمان را عوض كنيم. امروزه، ظهور فناوري جديدي در جهان بنام فناوري اطلاعات بر نحوه زندگي افراد و كيفيت آنان تاثير گذاشته است. اين فناوري با داده ها و اطلاعات ديجيتالي، نوشتاري، تصويري و يا رسانه هاي صوتي عملي كند و بنا بر سليقه كاربران به موضوعاتي مانند ارتباطات، ذخيرهسازي، پردازش، چاپ و نمايش دادهها ميپردازد. سيستم هاي اطلاعات مديريت، اطلاعات را جمع آوري و پردازش مي كند، به آن ساختار بخشيده و اين امكان را براي مديران فراهم ميكند تا به هنگام نياز، آن را بازيابي كنند. در اين ميان، ارتباطات سازماني فرآيندي است بين شخصي كه شامل فرستادن و دريافت نشانه ها با پيام هاي مربوطه بوده و از طريق آن، افراد علاوه بر درك و تحت تأثير قرار دادن يكديگر، اطلاعات را به اشتراك گذاشته و تبادل مي كنند. برقراري ساختار ارتباطي مطلوب در سازمانها، مديريت سرمايه اطلاعاتي را تسهيل و تقويت ميكند و در اين راستا، تكنولوژي و ابزار نوين برقراري ارتباطات در سازمان، در تأمين بستر مناسب مديريت اطلاعات و ارتباطات سازماني بسيار تأثير گذار مي باشد. از دلايل عمده بكارگيري تكنولوژي اطلاعاتي در محيط اداري، افزايش بهرهوري كساني است كه در ادارات و دفاتر كار ميكنند. دفتر به معناي محلي است كه عد هاي از كاركنان گرد هم ميآيند تا نوع خاصي از كار مانند پردازش اطلاعات را انجام دهند. اداره و محل كار، تابع پيشرفت فناوري هاست و عملياتي كه در آن انجام ميگيرد، به ميزان قابل توجهي تحت تأثير تكنولوژي در آن است. سيستم اتوماسيون اداري، حلقه ارتباط فناوري اطلاعات با ارتباطات سازماني بوده و كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليت هاي دفتري، به منظور افزايش كارايي و اثربخشي در سازمان است. از سويي سرمايه اطلاعاتي، بخشي از سرمايه ساختاري و فكري هر سازمان راتشكيل ميدهد. در تعاريف آمده است كه سرمايه ساختاري، شامل سرمايه اي است كه وقتي كاركنان به خانه ميروند، در سازمان باقي مي ماند و قابليت هاي سازمان مشتمل بر سيستم هاي فيزيكي مورد استفاده جهت انتقال و بكارگيري سرمايه فكري را شامل ميباشد، مواردي نظير پايگاه هاي ذخيره دانش و اطلاعات. سرمايه اطلاعاتي از الزامات فرآيند تصميم گيري در امور مختلف سازمان هاست كه ديويس و اولسون، اطلاعات را دادههاي پردازش شده اي ميدانند كه براي گيرنده معني داشته و در تمام فعاليت ها و تصميم گيري ها ارزش بالايي دارند. سودمندي اطلاعات، حداقل از نظر شكلي، زمان ودستيابي، براي مدير يك مفهوم ذهني است. سازمان ها در تلاش هستند تا سرمايه اطلاعاتي خود را به نحوي مديريت نمايند كه ضمن برقرار ساختن شرايط ارتباطي مطلوب، اطلاعات مستند، قابل اتكا و به هنگامي را به گونه اي ارزشمند، به منظور اتخاذ تصميمات سازماني قابل استفاده نمايند. تصميمگيري يكي از چالشهاي مديران در طول زمان ميباشد؛ زيرا آنان در طول مأموريت سازماني خود با مسائل و موقعيت هايي رو به رو مي شوند كه نيازمند تصميم گيري است. تصميماتي که مديران در طول انجام مأموريت سازماني خود اتخاذ ميکنند، عملكرد كاركنان و زندگي آن ها را متأثر ساخته و اثر بخشي سازمان را نيز تحت تأثير قرار مي دهد. لذا آنان بايد با وظايف خويش و حوزه كار خود آشنا باشند و خود را در هر لحظه نسبت به اعمال، كردار، تصميمات و رفتار خود پاسخ گو ببينند و براي هر اقدام دليلي و براي هر تصميم توجيهي معقول داشته باشند.
